DreamFax传真服务器传真解决方案
解决方案全称：DreamFax传真服务器传真解决方案
开发商：索享（北京）科技有限公司--传真解决方案提供商
一、传真背景分析
在信息化高度发展的今天，企业收集、传递、整理信息的途径越来越多，效率也越来越高。在众多的通信工具中，传真因具有准确、快速，安全等特点在企业办公工作中始终是无法取代的重要工具之一。
一直以来，人们使用传真这一重要通信工具的方式，还停留在传统的机械传真机收发
方式，这种方式从各个方面考虑都已经无法满足各种企业信息化建设的普及，尽管越来越多的网络设备及各种办公软件在众多企业中得到了广泛地应用，但传真在很多企业至今仍旧是一种尚未被集中管理起来的资源。这种方式在多个方面都暴露出了问题：
第一，国家资源的消耗，一份电子文档需要发送传真的时候必须经过打印机打印出来以后再从传真机上发送出去，而接收下来的传真也必须经过传真机打印出来，这样对于越来越多的业务传真及广告性质的传真，所消耗的传真纸就无法计算了，这样以来国家资源在一收一发的过程中被严重的了浪费了。
第二，传真设备无法共享，分散的传真线路使得传真发送者始终处于分散无序状态，在我们的市场调查中，发现很多企业都在很多部门设立了传真设备，有些部门每天的传真量很大，往往需要排队发送，如果遇到传真设备出现问题，还需去别的部门排队；而有些部门的传真量很少，传真设备没有人使用；设备的无法共享使得相关的管理人员无可奈何。
第三，传真文档无法管理，没有统一的传真出口，势必会造成传真文件无法统一管理，即便是安排专人，也需要很长的时间在一堆资料中苦苦寻找很久以前发送的某个重要文件，同时还要面对由于纸张变质造成文件损坏的问题，这样不仅浪费许多宝贵的时间，而且还会让你的工作白干一场。
第四，工作效率低下，无论是在政府机关还是在各种企业，经常会遇到需要把一份传真发送给很多客户，那么管理人员就要安排很多人使用很多传真机来发送了，这样就造成工作人员工作效率很低。
第五，机密传真无法保证，由于传真机会将收到的文档自动打印出来，那么传真机旁边甚至是路过传真机的人都可能会看到传真的内容，对于一些涉及政府机密、商业机密、技术机密的传真文件来说，保密工作就得不到相应的保证，有可能造成的损失是不可估量的。
传统传真的很多问题，迫使更多的企业管理者开始思考并寻找解决这些问题的根本办法。同样也有更多的企业开始关注于传真领域的技术革新，尤其是美国Captaris公司研发的传真系统，作为世界网络传真、电子文档传送和产品传真解决方案的领导者，它带领更多的企业对基于计算机的传真技术进行着不断的研究及更新。
索享（北京）科技有限公司自主研发的DreamFax传真系统，以国际最领先的传真系统水平为目标，力求功能全而强，并充分考虑了对国内各种机构的传真业务的适应性和实用性，在项目关键技术及创新点方面，都做了充分的考虑，整个系统赶上了国际领先的传真系统水平，在国内传真服务器系统技术方面达到了领先水平。
用户案例
案例1：
提高企业快速反应能力，完善企业客户服务体系
——DreamFax推进新大木物流信息化建设
企业概况：
辽宁新大木物流有限公司是由中国商务部批准的一级货运代理企业。经过多年不懈地努力，在海运、空运、散杂货进出口货物的国际运输代理业务方面得以全面发展，并取得了不菲的业绩。随着各方面业务的逐渐成熟与完善，现已形成了以国际海上集装箱运输代理业
务为主，相关陆上服务业务为辅的多元化经营的资信良好的物流企业。
稳定的货源和良好的信誉，使公司在较短的时间内得以快速发展，同时与国内外各大知名船公司建立起良好稳定的合作关系，从而使本公司代理的集装箱航线通达世界各地。
经过多年的努力，公司形成了以大连总部为中心，先后成立了天津、秦皇岛、上海、青岛分公司及哈尔滨办事处，国内服务网络日趋完善；国外代理网络覆盖世界各地，可以为客户提供全方位方便快捷的物流服务。
传真业务现状：
良好信誉的保证离不开快速的客户反应能力和完善的客户服务体系，在信息化快速发展的时代，新大木物流公司领导层始终关心着企业内部信息化建设的步伐，不断提高企业员工对客户的反应能力，加强企业客户服务管理。在新大木物流公司快速发展过程中，传真因具有准确、快速，安全等特点是员工与客户进行沟通交流的重要工具之一，随着业务量的不断增加，传统的传真方式已经无法满足企业的需求，甚至成为企业与客户沟通的绊脚石。面对大量的合同、订单、表格、装运单、提货单、确认单、财务单据等传真文件，新大木物流公司员工经常遇到以下的问题：
1． 操作繁琐，用时过长，投诉太多：很多传真文件在发送时必须先打印出来然后发送传真，如果传真机有人使用，还得排队等待；发送传真时又经常遇到对方占线或者无人应答，员工只好等一段时间后再发送。一封传真经常需要十几分钟甚至几十分钟发送发完。面对发送传真时间的消耗，企业员工经常要面临被客户投诉的尴尬。
2． 工作效率低：在企业业务中，经常需要将某个信息快速通知多个货主或合作伙伴时，企业就要安排大量的传真机和员工进行发送，这种工作不仅重复劳动，而且速度慢，效率低。
3． 接收传真不及时，严重影响员工客户沟通：企业所有接收到传真由一人进行专门的分发，由于传真量很大，及分发人员还有其他工作，因此分发人员经常不能及时的将传真分发给业务员，往往还有很多没有标明收件人的传真，分发人员就根本不知道这些传真要分发给哪位业务人员；业务人员与客户的沟通因此常常无法及时进行。而且如果业务员因事外出使传真不能及时处理，其造成的损失不可预料。
4． 耗材成本过高：由于业务员的大部分传真（80%）都是业务系统生成的电子表格，因此发送传真前必须进行打印，有时候又因为业务数据的改变又不得不重新打印，不仅耗时，还大量的消耗企业的耗材成本，
5． 传真文件管理复杂，查阅困难：企业对于大量的传真文件存档机制复杂，由于存档机制的复杂又给业务员或者公司领导查找传真带来了许多不便。
6． 信息独享，利用率低：企业内部员工之间不能共享传真信息，特别是共享客户的传真信息。
7． 设备维护成本大：由于传真量大，传真设备经常出现问题，公司不得不长期安排专人及传真设备提供商负责对传真定时检修，避免传真业务因设备问题而中断，设备维护成本大。
8． 管理成本过高：传统传真机的固有操作模式，为企业的业务管理带来了极大的不便，为了加强业务管理和保证传真的准确、及时处理，企业领导层多次考虑增加专门的人员，甚至是成立专门的传真分发室，引起管理成本的增大。
种种问题，使公司的领导层认识到，要降低成本，提高工作效率，必须对现有的传真业务模式进行改变。经过对国内外多家厂商的全面考察，新大木物流公司最终选择了与专业的传真服务器解决方案供应商索享（北京）科技有限公司合作。
2006年5月，通过索享科技和新大木物流企业员工的共同努力，DreamFax传真服务器系统成功应用到新大木物流企业信息化平台中，并且通过与企业物流业务系统的集成，彻底改变了传统的传真业务模式，原有的问题迎刃而解，进一步推动了新大木物流公司的信息化进程，提升了企业的市场竞争力。
方案应用
1．方案概述
新大木物流公司使用DreamFax时主要以C/S及Email两种方式为主，以B/S方式为辅收发传真，无论哪种方式都能够充分的利用企业网络资源使用户可以直接在自己的电脑桌面上完成收发传真的工作，三种方式应用于不同的工作方式或者同时应用。
DreamFax传真服务器系统，能够有效的帮助新大木物流公司员工提高工作效率，使发送传真不再需要排队等候打印机、复印机或传真机，节省大量工作时间，提高工作效率；集中式管理传真设备及传真文件，使新大木物流公司大大降低设备管理及文件管理成本，促进企业信息化建设；使用电子文档直接发送及接收传真电子存储，使企业节省耗材，同时节约国家资源，有利于国家环保事业。
2．方案特性
① 与现有业务系统集成：通过DreamFax提供的API COM开发接口，完成与新大木物流公司现有业务系统的紧密集成，从而达到传真系统与业务应用系统的协同工作，简化员工传真流程，提高工作效率；
② 内线传真的应用：新大木物流公司有时也有一些传真是手工书写的文档者是需要领导手工签字的文档，为了不添加额外设备（扫描仪），DreamFax传真解决方案中的内线传真功能充分利用了企业淘汰下来的传真机，为企业解决了这样的问题，使得传真文件管理实现电子管理统一化；
③ 自动传真分发：DreamFax传真系统为新大木物流公司设计了灵活的传真分发机制，使得接收的传真直接到达所属业务员的电脑上；
④ 客户资源共享：新大木物流公司在DreamFax传真系统上建立了公用地址簿，所有员工都能够给公用地址簿里的客户发送传真；
⑤ 快捷的传真查询统计：新大木物流公司利用DreamFax传真系统的查询统计功能，方便的查询及统计某个业务员、某个部门及整个企业的传真和传真量，加强了企业内部管理；
⑥ 传真计费：DreamFax传真系统提供的计费模块，使新大木物流公司轻松的掌握了企业传真通信费用，完善了企业成本的整体预算。
3．系统实施
传真服务器设备位于企业局域网中，也可以通过路由器（Router）将服务器与Internet网络连接，服务器中的传真板卡与公共电话网（PSTN）及企业内部集团电话（PABX）连接。在发送传真过程中企业网络将发送者所需要发送传真的文件传送到DreamFax服务器，DreamFax服务器通过各种验证及文档转换后，按照用户输入的传真号码启动传真板卡将传真文件通过PSTN发送出去，整个发送过程发送者不用担心传真是否已发送成功，系统自动重发功能能确保对方在占线或者无人应答的情况下按照规定时间自动完成传真重发，发送完成后系统会将最终的结果返回给发送者，所以在整个过程中发送者可以放心去做其它更有意义的工作。接收传真时，企业无需在安排专人进行传真分发， DreamFax能够按照预定的传真分发方式自动分发到接收人的传真信箱中或Email信箱中，并通过各种信使通知接收者有新的传真，确保缩短信息传递的时间，使传真尽快得到处理，同时也增强了传真的保密性。
新大木物流公司系统管理员可以按照一定的规则对传真系统数据库进行定期或者不定期的查询、统计（生成报表）、备份、清理等工作，有效的对传真数据进行管理；也可以实时的对用户、部门等数据进行添加、删除、修改等工作，增强企业传真业务管理。
4．员工培训：
培训，是员工尽快熟悉、掌握电子传真系统的有力途径。索享科技安排资深工程师针对新大木物流公司传真系统特点制定培训教材，并分别对企业系统管理员和业务员进行了详细的培训讲解，促进了系统在企业的应用。
整体分析
1．快速部署，整体应用
索享科技工程师在短时间内为新大木物流公司成功部署了DreamFax传真服务器，并对企业所有传真业务使用者进行了详细的培训，公司员工很快便熟练的掌握了相关操作；企业并没有因为模式的彻底改变而影响传真业务的进行；
2．简化工作环节，提高工作效率
电子文档直接传真，通过业务系统直接发送传真，节省了大量的资源、人力、时间，使传真尽快得到处理，提高员工工作效率。
2． 集中传真资源，实现传真管理统一化
而DreamFax传真服务器用一台设备集中管理企业传真线路资源，并统一管理传真用户，集中客户信息，统一了传真资源，实现管理统一化。
3．节省维护费用
DreamFax传真服务器采用国际领先的智能传真板卡硬件设备，先进的计算机软件技术，因此系统具有非常高的稳定性，使企业大量节省了设备维护费用。
4．及时、准确的的传真业务
DreamFax传真服务器采用多种方式收发传真及传真通知，使企业员工无论使在办公室还是外出，出差还是休假都可以及时收发传真，准确的对传真业务进行处理。
5．完善传真业务管理
无论使电子文档还是手工文档，都保存在传真服务器里，彻底解决了传真存档查询复杂的问题，完善了传真业务的整体管理。
案例总结
无论是从解决方案的提出，还是到现场实施，无论是从培训还是企业的最终应用，索享科技都体现了作为专业的传真服务器解决方案提供商所具备的技术能力和素养；新大木物流公司使用DreamFax传真服务器系统后，彻底改变了原有传真业务状况，公司与客户及公司内部各部门之间的沟通顺畅起来；企业的工作效率得到了显著的提高，提高了企业面向客户的快速反应能力，完善企业客户服务体系，推进了企业信息化整体建设。
案例2：
信息快速传递，时间决定一切
——DreamFax电子传真系统助力国家海洋事业
一 问题 国家海洋环境预报中心是国家海洋局直属的公益性事业单位,主要职能是负责我国海洋环境预报、海洋灾害预报和警报的发布，为海洋经济发展、海洋管理、国防建设、海洋防灾减灾等提供服务和技术支持。
预报中心的预报产品以国家海洋预报台的名义，通过中央电视台、中央人民广播电台向社会公开发布，还利用传真、电传、计算机通讯网络、卫星通讯网络、公众邮电网络等多种途径向社会发布、传输。
由于对预报和警报信息传递的时间要求非常高，国家海洋环境预报中心十分重视预报手段的现代化。多年来投入大量资金改善业务工作和科研条件，中心拥有先进的小型计算机及多台高档微型机，集成的大型卫星遥感系统，全自动业务运行，可随时获取海水表层温度、海冰、海浪波高、海面风场及海洋气象等信息资料。
在众多的预报手段中，传统的传真方式已经不能满足预报手段现代化的需要，甚至成为信息传递的一个死角。在原始机械传真的方式下，预报中心只能在下发重要传真的工作中安排大量人员使用机械传真机一封一封的将这些传真发送下去，然后再通过电话询问对方是否已经收到传真，这些工作往往要多人以上在很长时间内完成，这样的人员及时间投入在发生海洋灾害等灾情时是极其浪费的，而且很可能会因为信息传递不及时的原因造成更大的损失。在现有的资源条件下如何尽快解决传真信息传递速度的问题，成为预报中心的主要领导面临的的主要问题。
二 调研
为了彻底解决现有传真方式的问题，中心领导安排专人对传真方式进行完整的调研，通过调研以软硬件为基础的传真服务器系统完全能够满足中心传真预报手段的要求；调研人员又通过对国内的几大传真服务器供应商比较后，决定选用索享（北京）科技有限公司的DreamFax电子传真系统。在调研过程中，DreamFax电子传真系统的稳定性、供应商的可持续发展性及售后服务能力得到了全面的肯定。 三 实施
传真服务器设备位于预报中心局域网中，服务器中的传真板卡与公共电话网（PSTN）直接连接。在发送传真前，工作人员先把固定的传真号码及相关信息导入到系统中，然后将所需要发送传真的文件传送到DreamFax服务器，并启动发送页面，选择传真址薄里的传真号码选中，然后点击“发送”就可以了；DreamFax服务器通过各种验证及文档转换后，按照传真号码启动传真板卡将传真文件通过PSTN发送出去，整个发送过程发送者不用担心传真是否已发送成功，系统自动重发功能确保对方在占线的情况下按照规定时间自动完成传真重发，发送完成后系统会将最终的结果返回给发送者，所以在整个过程中发送者可以放心去做其它更有意义的工作。传真发送完成后立即将接收传真的信息通过短信的方式发送到传真接收者的手机上，使传真尽快得到处理，增强了传真的实时性。 四 效果
1 DreamFax电子传真服务器系统的群发功能使预报中心的领导不用再安排大量的人员去发送传真，工作人员也不用在传真机面前站立很长时间去发送传真，只需要在传真客户端的地址薄里一次性将其要发送传真的个单位的传真号码选中，然后点击“发送”就可以了，整个过程只需1分钟左右，在加上线路的支持，5分钟内就可以完成将传真发送给30多个接收单位的工作。
2 DreamFax电子传真服务器系统自动重发功能确保对方在占线的情况下按照规定时间自动完成传真重发；由于预报的特殊性，预报中心发送传真的对象的传真号码是相对固定的，没有特殊原因是不能更换号码及相关设备的，因此不会出现空号及无人应答的情况，由此DreamFax电子传真系统完全确保所发传真的成功率在95%以上。
3 传真发送完成后系统会将最终的结果返回给发送者并通过计算机的音响设备提示工作人员，这样进一步提高了传真的准确性。
4 传真发送完成后立即将接收传真的信息通过短信的方式发送到传真接收者的手机上，使传真尽快得到处理，增强了传真的实时性。
五 实例
2006 年 5 月 16-17 日联合国教科文组织政府间海洋学委员会（ IOC/UNESCO ）决定举行一次代号为“ Exercise Pacific Wave 06 ”的海啸演习。演习目的主要是检验太平洋海啸预警系统中警报信息分发系统的有效程度。
演习假设： 2006 年 5 月 17 日 03 时 （北京时），太平洋东岸智利沿海（ 30S ， 72W ，震级 9.2 M，）发生地震海啸； 2006 年 5 月 17 日 10 时 （北京时），太平洋西岸菲律宾北部沿海（ 20N ， 120E ，震级 8.8 M ，）发生地震海啸。太平洋海啸预警中心（ PTWC ）根据两个地震海啸源，向太平洋沿岸各国发布海啸警报，随后，各国海啸预警部门在接到 PTWC 发出的警报后，通过各自信息传输网络发布本国海啸警报，将警报信息及时下传到受海啸波及地区。环太平洋共有 32 个国家和地区参加这次海啸演习。
我国作为太平洋海啸预警与减灾系统成员国，将参加太平洋西岸菲律宾北部沿海的海啸演习。中央电视台新闻联播节目对此次演习进行的实时报道。
整个演习过程中，DreamFax电子传真服务器系统对传真的快速处理能力让工作人员及中心领导感到非常满意，从1个工作人员将海啸相关资料传送到服务器开始发送，到最终30多个接收单位的接收确认，整个过程只使用了将近5分钟的时间，而以前这样的工作需要4个人在15分钟完成。
案例3：
整合资源，完善办公自动化
——DreamFax与华能集团的OA系统集成案例
中国华能集团公司是经国务院批准，在原中国华能集团公司基础上改组的国有企业，由中央管理，经国务院批准同意进行国家授权投资的机构和国家控股公司的试点。
截至2003年底，华能的装机容量、总资产、年利润分别达到3166万千瓦、1460．5亿元和65亿元，分别比集团组建时增长6倍、12倍和23倍。最能体现一个企业国有资产保值增值水平的是净资产，华能净资产达555．9亿元，15年劲增28倍；华能国际以股票市值计算，成为亚太首位、居全球前列的独立发电公司。
为了实现整个集团办公自动化、无纸化，华能集团在其下属公司“华能大连电厂” 做试点，实施办公自动化系统即OA。“华能大连电厂”传真机数量多、分布散、维护工作量大、传真文件无法归档、不便查找、传真费用得不到有效的控制、传真线路资源浪费严重、无法与企业的OA系统集成等问题。传统传真方式严重的制约了“华能大连电厂”的办公效率，并且成为企业的信息化的发展中的一只“拦路虎”；此外，“华能大连电厂”对工作的协作性要求很高，一份传真文件往往需要多个部门处理。传统的传真方式已经无法满足企业需求，为了解决这些问题实现真正意义上的办公自动化、无纸化，高效低成本的传真解决方案就成了企业工作的当务之急。
“华能大连电厂”的信息中心经过国内多家传真解决方案提供商综合评比后，选择了索享科技的Dreamfax电子传真系统。Dreamfax电子传真系统具有稳定性好、易操作性高、功能强大并可以实现与企业现有办公系统如：OA、CRM、ERP、等进行无缝集成。从而最大限度的保障了华能集团办公办自动化的统一性和企业的信息化建设先进性。 |
